Systèmes de reconnaissance et de récompense des employés – Encyclopédie – Termes commerciaux

Dans un climat d’affaires concurrentiel, de plus en plus de propriétaires d’entreprises cherchent à améliorer la qualité tout en réduisant leurs coûts. Entre-temps, la vigueur de l’économie s’est traduite par un resserrement du marché du travail. Ainsi, même si les petites entreprises ont besoin d’obtenir plus de leurs employés, leurs employés cherchent à en obtenir plus……
système de récompenses et de motivation pour les employés

Dans un climat d’affaires concurrentiel, de plus en plus de propriétaires d’entreprises cherchent à améliorer la qualité tout en réduisant leurs coûts. Entre-temps, la vigueur de l’économie s’est traduite par un resserrement du marché du travail. Ainsi, alors que les petites entreprises ont besoin d’obtenir plus de leurs employés, leurs employés en attendent plus de leur part. Les programmes de récompense et de reconnaissance des employés sont une façon de motiver les employés à changer leurs habitudes de travail et leurs comportements clés au profit d’une petite entreprise.

RÉCOMPENSE VS. RECONNAISSANCE

Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, les systèmes de récompense et de reconnaissance devraient être considérés séparément. Les systèmes de récompense des employés font référence aux programmes mis en place par une entreprise pour récompenser les performances et motiver les employés au niveau individuel et/ou du groupe. Ils sont normalement considérés comme distincts du salaire, mais ils peuvent être de nature monétaire ou avoir un coût pour l’entreprise. Alors qu’elles étaient auparavant considérées comme le domaine des grandes entreprises, les petites entreprises ont également commencé à les utiliser pour attirer les meilleurs employés dans un marché du travail concurrentiel et pour améliorer leur rendement.

Comme nous l’avons mentionné, bien que les programmes de reconnaissance des employés soient souvent combinés à des programmes de récompenses, ils ont un but tout à fait différent. Ils sont destinés à fournir une récompense psychologique et un avantage financier. Bien que de nombreux éléments de la conception et du maintien des systèmes de récompense et de reconnaissance soient les mêmes, il est utile de garder cette différence à l’esprit, en particulier pour les propriétaires de petites entreprises qui souhaitent motiver leur personnel tout en maintenant les coûts à un bas niveau.

DIFFÉRENCIER LES RÉCOMPENSES DE LA RÉMUNÉRATION AU MÉRITE ET DE L’ÉVALUATION DU RENDEMENT

Lorsqu’il conçoit un programme de récompense, le propriétaire d’une petite entreprise doit séparer le système de salaire ou de rémunération au mérite du système de récompense. Les récompenses financières, en particulier celles qui sont versées régulièrement, comme les primes, la participation aux bénéfices, etc., devraient être liées aux réalisations d’un employé ou d’un groupe et devraient être considérées comme une  » rémunération à risque  » afin de les éloigner du salaire. Ce faisant, le gestionnaire peut éviter à l’employé d’avoir le sentiment qu’il y a droit et s’assurer que la récompense met l’accent sur l’excellence ou la réussite plutôt que sur la compétence de base.

Les augmentations salariales au mérite ne font donc pas partie d’un système de récompense des employés. Normalement, il s’agit d’une augmentation en raison de l’inflation, avec des pourcentages supplémentaires de séparation des employés par compétence. Elles ne sont pas particulièrement motivantes puisque la distinction qui est habituellement faite entre un bon employé et un employé moyen est relativement petite. En outre, ils augmentent les coûts fixes d’une entreprise par opposition aux augmentations de salaire variables, telles que les primes, qui doivent être « gagnées à nouveau » chaque année. Enfin, dans de nombreuses petites entreprises, le travail d’équipe est un élément crucial du succès d’un employé. Les augmentations au mérite examinent généralement le rendement au travail d’une personne, sans tenir compte adéquatement du rendement dans le contexte du groupe ou de l’entreprise.

LA CONCEPTION D’UN PROGRAMME DE RÉCOMPENSES

Les clés de l’élaboration d’un programme de récompenses sont les suivantes :

  • Identification des objectifs de l’entreprise ou du groupe que le programme de récompense soutiendra
  • Identification de la performance ou des comportements souhaités de l’employé qui renforceront les objectifs de l’entreprise
  • Détermination des mesures clés de la performance ou du comportement, en fonction des réalisations antérieures de l’individu ou du groupe.
  • Détermination des récompenses appropriées
  • Communication du programme aux employés

Afin de récolter des avantages tels qu’une productivité accrue, l’entrepreneur qui conçoit un programme de récompense doit identifier les objectifs de l’entreprise ou du groupe à atteindre et les comportements ou les performances qui y contribueront. Bien que cela puisse sembler évident, les entreprises commettent souvent l’erreur de récompenser des comportements ou des réalisations qui ne contribuent pas à la réalisation de leurs objectifs commerciaux ou qui les sabotent même. Si le travail d’équipe est un objectif d’affaires, un système de primes récompensant les individus qui améliorent leur productivité par eux-mêmes ou aux dépens d’un autre n’a pas de sens. De même, si la qualité est une question importante pour un entrepreneur, le système de récompense qu’il conçoit ne devrait pas mettre l’accent sur la récompense de la quantité de travail accompli par une unité commerciale.

En mesurant correctement le rendement, on s’assure que le programme est rentable sur le plan des objectifs opérationnels. Puisque les récompenses ont un coût réel en termes de temps ou d’argent, les propriétaires de petites entreprises doivent confirmer que le rendement s’est réellement amélioré avant de les récompenser. Souvent, il faut pour cela mesurer autre chose que des retours financiers : réduction des défauts, clients plus satisfaits, livraisons plus rapides, etc.

Lors de l’élaboration d’un programme de récompenses, l’entrepreneur devrait envisager d’apparier les récompenses au résultat final de l’entreprise. Une participation parfaite pourrait mériter une récompense différente de celle qui permettrait à l’entreprise d’économiser 10 000 $ grâce à l’amélioration de la négociation des contrats. Il est également important d’envisager de récompenser les réalisations individuelles et collectives afin de promouvoir à la fois l’initiative individuelle et la coopération et le rendement du groupe.

Enfin, pour qu’un programme de récompenses soit couronné de succès, il faut que les détails soient clairement énoncés pour chaque employé. La motivation dépend de la capacité de la personne à comprendre ce qu’on lui demande. Une fois que cela a été fait, renforcez la communication originale par des réunions régulières ou des notes de service faisant la promotion du programme. Gardez vos communications simples mais fréquentes pour vous assurer que les membres du personnel sont tenus au courant des changements apportés au système.

TYPES DE PROGRAMMES DE RÉCOMPENSES

Il existe différents types de programmes de récompenses visant la performance individuelle et collective.

Rémunération variable

La rémunération variable ou rémunération au rendement est un programme de rémunération dans le cadre duquel une partie de la rémunération d’une personne est considérée  » à risque « . La rémunération variable peut être liée au rendement de l’entreprise, aux résultats d’une unité d’affaires, aux réalisations d’une personne ou à toute combinaison de ces éléments. Il peut prendre plusieurs formes, y compris des programmes de primes, des options d’achat d’actions et des récompenses ponctuelles pour des réalisations importantes. Certaines entreprises choisissent de payer leurs employés moins cher que leurs concurrents, mais tentent plutôt de motiver et de récompenser les employés en utilisant un programme de rémunération variable. De bons programmes de rémunération incitative constituent un défi optimal, un défi qui met les employés à rude épreuve, mais qui reste à portée de main. S’il en faut trop pour atteindre l’objectif, le programme sera ignoré.

primes

Les programmes de bonus sont utilisés dans les affaires américaines depuis un certain temps. Ils récompensent généralement les réalisations individuelles et sont fréquemment utilisés dans les organisations commerciales pour encourager les vendeurs à générer des affaires supplémentaires ou des bénéfices plus élevés. Ils peuvent aussi servir à reconnaître les réalisations du groupe. En effet, de plus en plus d’entreprises sont passées de programmes de primes individuelles à des programmes qui récompensent les contributions au rendement de l’entreprise au niveau du groupe, du service ou de l’entreprise.

Selon certains experts, les petites entreprises intéressées par les avantages à long terme devraient probablement envisager un autre type de récompense. Les primes sont généralement des facteurs de motivation à court terme. En récompensant le rendement d’un employé pour l’année précédente, ils favorisent une perspective à court terme plutôt que des réalisations axées sur l’avenir. De plus, ces programmes doivent être soigneusement structurés pour s’assurer qu’ils récompensent les réalisations qui vont au-delà des fonctions de base d’une personne ou d’un groupe. Autrement, ils courent le risque d’être perçus comme des droits ou une rémunération au mérite régulière, plutôt que comme une récompense pour un travail exceptionnel. Toutefois, les partisans soutiennent que les primes sont un moyen parfaitement légitime de récompenser des performances exceptionnelles et qu’une telle rémunération peut en fait être un outil puissant pour encourager les efforts futurs au plus haut niveau.

Participation aux bénéfices

La participation aux bénéfices fait référence à la stratégie qui consiste à créer un fonds commun d’argent à verser aux employés en prenant un pourcentage déterminé des bénéfices de l’entreprise. Le montant versé à un employé correspond habituellement à un pourcentage de son salaire et est versé après la fermeture des livres comptables de l’entreprise pour l’année. Les prestations peuvent être versées en espèces ou sous forme de cotisations aux régimes 401(k) des employés. Un avantage pour une entreprise qui offre ce type de récompense est qu’elle peut maintenir ses coûts fixes à un bas niveau.

L’idée derrière la participation aux bénéfices est de récompenser les employés pour leur contribution à l’atteinte des objectifs de l’entreprise en matière de bénéfices. Il encourage les employés à ne pas bouger parce qu’il est habituellement structuré de façon à récompenser les employés qui restent dans l’entreprise ; la plupart des programmes de participation aux bénéfices exigent qu’un employé soit investi dans le programme pendant un certain nombre d’années avant de recevoir quelque somme que ce soit. Si elle n’est pas bien gérée, la participation aux bénéfices risque de ne pas motiver correctement les individus si tous reçoivent quand même la part. Un esprit d’équipe (tout le monde se mobilise pour réaliser ce profit) peut contrer ce phénomène, surtout s’il découle des employés et n’est pas simplement de la propagande de la direction.

Options d’achat d’actions

Auparavant réservées aux cadres supérieurs et aux grandes entreprises, les options d’achat d’actions sont devenues une méthode de plus en plus populaire au cours des dernières années pour récompenser les cadres intermédiaires et les autres employés des entreprises matures et des entreprises en démarrage. Les programmes d’options d’achat d’actions permettent aux salariés d’acheter un nombre déterminé d’actions d’une entreprise à un prix fixe pendant une période déterminée (généralement une dizaine d’années). Ils sont généralement autorisés par le conseil d’administration d’une société et approuvés par ses actionnaires. Le nombre d’options qu’une société peut attribuer à ses salariés est généralement égal à un certain pourcentage des actions en circulation de la société.

Tout comme les régimes de participation aux bénéfices, les options d’achat d’actions récompensent habituellement les employés qui restent sur place et servent de motivation à long terme. Une fois qu’un salarié a travaillé dans une entreprise pendant un certain temps (généralement environ quatre ans), il est entièrement investi dans le programme. Si le salarié quitte l’entreprise avant d’être entièrement acquis, ces options sont annulées. Une fois qu’un salarié a acquis la totalité des droits au programme, il peut acheter auprès de la société un nombre d’actions attribuées au prix d’exercice (ou au prix fixe convenu à l’origine). Cet achat est appelé « exercice » d’options d’achat d’actions. Après l’achat des actions, l’employé peut les conserver ou les vendre sur le marché libre, la différence entre le prix de levée et le prix du marché étant le gain de l’employé sur la valeur des actions.

Le fait d’offrir des actions supplémentaires de cette manière présente des risques pour l’entreprise et pour l’employé. Si le prix d’exercice de l’option est supérieur au cours du marché de l’action, l’option du salarié est sans valeur. Lorsqu’un employé exerce une option, la société est tenue d’émettre une nouvelle action qui peut être cotée en bourse. La capitalisation boursière de l’entreprise augmente en fonction du cours de l’action plutôt que du prix d’exercice auquel l’employé achète l’action. La possibilité d’une réduction des bénéfices de l’entreprise (ayant un impact à la fois sur l’entreprise et sur les actionnaires) se présente lorsque l’entreprise a un plus grand nombre d’actions en circulation. Pour conserver une longueur d’avance sur cette possibilité, le bénéfice doit augmenter à un rythme égal à celui de l’augmentation du nombre d’actions en circulation. Autrement, la société doit racheter des actions sur le marché libre pour réduire le nombre d’actions en circulation.

L’un des avantages d’offrir des options d’achat d’actions est la possibilité pour une société d’obtenir une déduction fiscale pour la charge de rémunération lorsqu’elle émet des actions aux employés qui exercent leurs options. Un autre avantage de l’offre d’options est que, bien qu’elles puissent être considérées comme une partie de la rémunération, les méthodes comptables actuelles n’obligent pas les entreprises à comptabiliser les options comme une charge dans leurs livres. Cela a tendance à gonfler la valeur d’une entreprise. Toutefois, les entreprises devraient y réfléchir attentivement, car il s’agit d’un avantage. Si les règles comptables devenaient plus prudentes, les bénéfices des sociétés pourraient en subir les conséquences.

LES SYSTÈMES DE RÉCOMPENSE BASÉS SUR LE GROUPE

Comme de plus en plus de petites entreprises utilisent des structures d’équipe pour atteindre leurs objectifs, de nombreux entrepreneurs cherchent des moyens de récompenser la coopération entre les services et les individus. Les primes, la participation aux bénéfices et les options d’achat d’actions peuvent toutes servir à récompenser les réalisations de l’équipe et du groupe. Un entrepreneur peut choisir de récompenser des contributions individuelles ou collectives ou une combinaison des deux. Les systèmes de récompense basés sur le groupe sont basés sur une mesure de la performance de l’équipe, les récompenses individuelles étant reçues sur la base de cette performance. Bien que ces systèmes encouragent les efforts individuels vers des objectifs d’affaires communs, ils ont aussi tendance à récompenser les employés sous-performants ainsi que les employés moyens et supérieurs à la moyenne. Un programme de récompense qui reconnaît les réalisations individuelles en plus du rendement de l’équipe peut fournir un incitatif supplémentaire aux employés.

PROGRAMMES DE RECONNAISSANCE

Pour les propriétaires de petites entreprises et les autres gestionnaires, un programme de reconnaissance peut sembler n’être qu’un effort supplémentaire de leur part, avec peu de retombées tangibles en termes de rendement des employés. Bien que la plupart des employés apprécient certainement les récompenses pécuniaires pour un travail bien fait, de nombreuses personnes cherchent simplement à obtenir une reconnaissance pour leur travail acharné. Pour un entrepreneur qui a plus d’ingéniosité que d’argent disponible, c’est l’occasion de motiver les employés.

L’entrepreneur ne sera pas non plus loin de la vérité. Comme l’a dit Patricia Odell, en écrivant pour Promo, « Cash n’est plus le facteur de motivation ultime. » M. Odell a cité des données du Forum for People Performance Management and Measurement de la Northwester University, qui avait découvert que les récompenses autres qu’en espèces ont tendance à être plus efficaces ; l’exception était la récompense de l’augmentation des ventes. « L’étude a révélé, a écrit M. Odell, que les programmes de récompenses autres qu’en espèces fonctionneraient mieux que les programmes en espèces dans des cas tels que le renforcement des valeurs et des cultures organisationnelles, l’amélioration du travail d’équipe, l’augmentation de la satisfaction des clients et la motivation de comportements spécifiques, entre autres programmes.

Afin d’élaborer un programme de reconnaissance efficace, le propriétaire d’une petite entreprise doit s’assurer de séparer le programme du système de récompense des employés de l’entreprise. Cela permet de mettre l’accent sur la reconnaissance des efforts des employés. À cette fin, bien que la reconnaissance puisse avoir une valeur monétaire (comme un déjeuner, des certificats-cadeaux ou des plaques), l’argent lui-même n’est pas remis pour reconnaître le rendement.

La reconnaissance comporte un élément temporel : elle doit avoir lieu pour que le rendement reconnu soit encore frais à l’esprit. Si la haute performance se poursuit, la reconnaissance devrait être fréquente, mais programmée avec prudence afin d’éviter qu’elle ne devienne automatique. De plus, tout comme les récompenses, la méthode de reconnaissance doit être appropriée à la réalisation. Cela permet également de s’assurer que les actions qui vont le plus loin dans le soutien des objectifs de l’entreprise reçoivent le plus d’attention. Toutefois, un entrepreneur doit rester flexible dans les méthodes de reconnaissance, car les différents employés sont motivés par différentes formes de reconnaissance. Enfin, les employés doivent comprendre clairement le comportement ou l’action qui est reconnu. Le propriétaire d’une petite entreprise peut s’en assurer en précisant les actions qui seront reconnues, puis en les renforçant en communiquant exactement ce que l’employé a fait pour être reconnu.

La reconnaissance peut prendre diverses formes. Les programmes structurés peuvent comprendre des activités régulières de reconnaissance comme des banquets ou des petits déjeuners, la reconnaissance des employés du mois ou de l’année, un rapport annuel ou un annuaire qui présente les réalisations des employés et des tableaux de reconnaissance des services ou des entreprises. La reconnaissance informelle ou spontanée peut prendre la forme de privilèges comme le travail à domicile, le départ prématuré ou de longues pauses déjeuner. Un travail bien fait peut également être reconnu en offrant un soutien supplémentaire ou en donnant à l’employé les moyens d’agir, par exemple en lui offrant un plus grand choix d’affectations, en lui conférant des pouvoirs accrus ou en le nommant comme consultant interne auprès des autres employés. La reconnaissance symbolique, comme des plaques ou des tasses à café avec des inscriptions, peut également être efficace, à condition qu’elle reflète une appréciation sincère du travail acharné. Toutefois, ces dernières expressions de remerciement sont beaucoup plus susceptibles d’être accueillies favorablement si la source est un propriétaire de petite entreprise ayant des ressources financières limitées. Les employés auront moins d’égards pour les propriétaires d’entreprises prospères qui utilisent des articles aussi peu coûteux comme pièces maîtresses de leurs programmes de récompenses.

Les programmes de récompense et de reconnaissance ont tous deux leur place dans les petites entreprises. Les propriétaires de petites entreprises devraient d’abord déterminer les comportements, les compétences et les réalisations de leurs employés qui les aideront à atteindre leurs objectifs commerciaux. En récompensant et en reconnaissant les performances exceptionnelles, les entrepreneurs auront un avantage dans un climat d’entreprise compétitif.

BIBLIOGRAPHIE

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Rauch, Maggie. « Lacunes en matière de communication : la majorité des entreprises donnent peu d’indications aux gestionnaires sur la reconnaissance. » Incitatif. Septembre 2005.

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